Les débuts de la planification dans SAP
Jusqu’en 1998, SAP ne disposait d’aucun ensemble d’outils de planification dédiés. La planification devait être effectuée directement dans le module fonctionnel, par exemple CO-CCA (Comptabilité analytique des centres).
La réalité était que la fonctionnalité et la facilité d’utilisation des transactions étaient médiocres et la planification dans 99% des cas était effectuée dans Excel. Avec une étape supplémentaire de téléchargement de la feuille de calcul vers SAP à l’aide de LSMW (Legacy System Migration Workbench) ou d’un outil similaire, nous étions encore loin d’une planification simple, rapide et en temps réel.
L’arrivée de BPS
C’est en 1998 que SAP lance SEM-BPS (Strategic Enterprise Management Business Planning and Simulation ou BPS en abrégé), son premier outil de planification dédié. SAP fait alors un pas de géant dans la planification budgétaire.
Sur le plan technique, BPS est mis à disposition dans SAP BW (Business Warehouse), et se base sur les InfoCubes et InfoObjets du Business Content SAP, cela a contribué à accroître l’intégrité des données de planification. De plus, BPS utilise Excel dans le SAP GUI, ce qui a été très apprécié par le métier, Excel étant l’outil phare dans la finance.
Cependant, BPS était complexe et nécessitait des consultants pour faire la configuration et l’installation des applications de planification. Un autre inconvénient était que BPS obligeait les utilisateurs à utiliser les outils BEX, tels que l’analyseur et le concepteur d’applications Web, nécessitant une formation supplémentaire pour l’utilisateur final.
Voici l’architecture de la dernière évolution connue du produit BPS :
L’arrivée de BI-IP
En 2006, SAP sort BI-IP (Business Intelligence Integrated Planning) comme nouvel ensemble d’outils de planification. Alors qu’à première vue, BI-IP et BPS semblaient différer considérablement, l’approche globale de la planification est restée la même. C’est finalement la terminologie des objets qui change, pas les concepts.
L’énorme avancée pour BI-IP a été la mise à disposition de formulaires dans MS Excel (Bex Excel ou Analysis For Office), outil essentiel et souvent incontournable pour le métier qui peut désormais stocker dans un même classeur, des requêtes et des formulaires de saisie.
Voici l’architecture BI-IP :
Et un focus sur la couche BI pour se rendre compte que BPS & IP proposent à peu de chose près la même chose.
En effet, tout ce qu’on peut faire avec IP peut être fait avec BPS, les deux outils exigent de l’expertise IT, ce qui diffère majoritairement entre les deux réside dans l’outil de planification proposé au métier. BPS offrira des formulaires sur MS Excel depuis le SAP GUI alors qu’IP proposera des formulaires directement dans Analysis For Office, permettant la création de classeur mixant requêtes et formulaires, avec un peu de formation, le métier sera même en mesure d’appeler des fonctions de planification créées par l’IT, ce qui n’est pas possible sur BPS.
SAP achète Outlooksoft
Alors que l’outil de planification BI-IP gagne du terrain chez les clients, SAP annonce l’acquisition d’Outlooksoft en 2007. Avec cet achat, SAP a cherché à répondre à l’une des principales critiques de son ensemble d’outils de planification existants :
« Non aux outils difficiles à maintenir et requérant l’expertise IT, Oui aux outils directement gérés par le métier ! »
Les utilisateurs SAP vont bientôt découvrir un nouvel outil de planification, BPC (Business Planning & Consolidation) qui a lui aussi connu des mises à jour importantes au fil des années mais qui a gardé comme objectif principal de donner la main au métier.
Vue graphique de l’évolution de la planification chez SAP :
BPC, enfin plus qu’un renommage ?
Si avec l’arrivée de BI-IP, SAP a tenté de faire croire à un nouvel ensemble d’outils de planification, l’outil SAP Business Planning and Consolidation (BPC) est cette fois bien plus qu’un simple renommage des objets.
BPC est utilisé pour prendre en charge toutes les activités opérationnelles et financières d’une organisation. Il aide à automatiser et à rationaliser les activités de prévision, de planification et de consolidation de l’entreprise.
Fort de leur expérience passée, SAP a très rapidement proposé plusieurs versions de son outil pour le répandre vite et en masse :
– Une version autonome : SAP BPC sur Microsoft (dès 2007)
– Une version embarquée sur BW : SAP BPC NW/BW (dès 2010)
– Une version sur S4/Finance : SAP BPC Optimized (dès 2014)
Voici les points qui selon moi, marquent la différence entre les outils :
La planification dans HANA et le Cloud
Avec l’introduction de SAP HANA, il y a eu une nouvelle divergence dans les choix de produits. BPC Classique et BI-IP sont passés à HANA et SAP a renommé BI-IP en BPC Embedded. Le principal avantage de BPC Embedded par rapport à la version classique fonctionnant sur HANA est sa très forte intégration avec HANA. Le script FOX s’exécute en natif dans HANA, alors que toute la logique de script dans la version classique n’a pas été optimisée.
La feuille de route pour SAP BPC Embedded montre une intégration beaucoup plus étroite dans SAP HANA et en particulier SAP S/4HANA Finance. Des fonctionnalités telles que l’intégration en temps réel des données et des capacités prédictives intégrées sont des fonctionnalités que les clients attendent depuis la sortie de BPS ! Il aura fallu plus de 20 années de patience pour y parvenir.
A l’heure où le Cloud (SAP DataWarehouse Cloud, Sap Analytics Cloud..) est au centre de tous les sujets, on constate que la planification reste un pilier des fonctionnalités proposées par ces outils.
Le mot de la fin…
En une vingtaine d’années, SAP a su passer d’une planification limitée et totalement gérée par l’IT à une planification complexe, faite en temps réel et gérée par les utilisateurs finaux.
La concurrence étant importante (Anaplan, Tidemark, Tagetik, Board, Host Analytics…), SAP a dû s’efforcer de répondre aux différentes attentes de leurs utilisateurs, ce qu’ils ont su faire au fil des années, avec l’intégration de la planification dans NW et MS Excel dans un premier temps, et plus récemment en utilisant la puissance de HANA et du Cloud avec SAC-Planning, outil qui permet de bénéficier de la BI (reporting) et de la planification au sens large, contrairement à la majorité des concurrents.
En Octobre 2020, Gartner a publié son Magic Quadrant 2020 pour les solutions de planification et d’analyse financières dans le cloud et place SAP dans les visionnaires, nul doute que le géant allemand n’a pas fini de faire parler de lui dans les années à venir.
Merci d’avoir lu cet article.
Kevin – Expert SAP
Vous souhaitez plus d’informations ? Un accompagnement sur un sujet SAP ? N’hésitez pas à contacter notre Centre d’Expertise SAP : coe_sap_lead@aosis.net
Pour suivre nos aventures sur LinkedIn :